La bonne procédure, au bon moment, pour chaque projet
Dans un bureau d'études ou un laboratoire de 80 personnes, les équipes projet doivent appliquer des procédures et des protocoles qualité à chaque étape. Ils sont rangés dans des dossiers partagés et un ancien outil de gestion documentaire : plusieurs versions coexistent, on ne sait pas laquelle est en vigueur, et les retours d'expérience restent dans la tête des plus anciens. Un nouvel arrivant met des semaines à trouver ses repères, et une procédure modifiée n'atteint pas toujours les équipes qui l'appliquent.
Une gestion documentaire archaïque : des versions multiples, une recherche difficile, des documents déconnectés des projets en cours. Le savoir-faire n'est pas capitalisé, la formation des nouveaux arrivants repose sur le bouche-à-oreille, et personne n'est prévenu quand une procédure, un service ou un produit évolue.
- 01 Structurer le référentiel documentaire (procédures, protocoles, modèles, retours d'expérience) avec une seule version en vigueur et des droits d'accès.
- 02 Relier les documents aux étapes des projets : chaque équipe trouve la procédure applicable là où elle travaille.
- 03 Des agents IA configurables qui assistent les employés dans leurs tâches (trouver la procédure applicable en citant ses sources, préparer un document à partir du bon modèle, vérifier une étape) et les aident à capitaliser la connaissance : retours d'expérience, formation des nouveaux arrivants.
- 04 Des alertes automatiques quand une procédure, un service ou un produit change, adressées aux équipes et aux projets concernés.
- La procédure en vigueur trouvée en secondes, avec sa source
- Des nouveaux arrivants opérationnels plus vite
- Un savoir-faire capitalisé, une qualité qui progresse
- Des équipes prévenues à chaque changement